Toplantı yapmak için en uygun zaman hangisi dir? Bazılarına göre "Sabahları, yani insanların henüz dinç olduğu ve dikkatlerini size verebildiği zaman", bazılarına göre de "Akşamları, yani kimsenin kovalaması gereken bir işi kalmadığı zaman". Ancak en doğru toplantı zamanı, katılanların tercihleri doğrultusunda seçilmelidir. Böylece katılımcılar, toplantıya karşı daha olumlu ve daha verimli bir tutum içinde olacaklardır.

En verimli toplantıların yemek sırasında yapıldığını söyleyenler de vardır. Çünkü insanlar için yemekler, hoş vakit geçirilen, iyi duyguların eşlik ettiği zamanlardır.

Toplantıyı çalışma saatleri içinde mi, yoksa başka bir zaman mı yapmalısınız? Her iki durumun, size insan kaynaklan açısından maliyeti ne olacaktır? Yöneticiler ve karar merciindekiler çalışma saatlerinden zaman çaldıklarında, işler aksayabilir. Pek çok şirket, toplantıları sabah erken, çalışma saatleri öncesinde ya da öğle yemeği sırasında yapmayı yeğler. Bazıları hafta sonlarına denk getirmeyi ve katılacakları şirketin dışındaki bir yerde toplanmayı tercih eder. Ama böylelikle, her ne kadar şirketin zamanından tasarruf etseler de, kişilerin zamanından çaldıkları unutulmamalıdır.

Çalışma saatleri dışında toplantı yapmak pek çok kişiye uygun gelse de, katılacakların tam bir işgünü boyunca çalışmış oldukları, toplantıya tam anlamıyla konsantre olamayacakları, acıkmış ola bilecekleri göz ardı edilmemelidir. "Alkolsüz içecekler ve hafif bir akşam yemeği herkese iyi gelir, onları canlandınr.

Tüm bunlarla birlikte toplantının nerede yapılacağı ve nasıl bir ortam oluşturulacağı da çok önemli bir ayrıntıdır. Toplantıların "insani bir olay" olduğu fikrine katılıyorsanız, kuşkusuz insani bir ortamın koşullarını yaratmak istersiniz. Yani temiz, iyi havalandırılmış, iyi aydınlatılmış ve iyi düzenlenmiş bir ortam hazırlamak istersiniz. İnsanların uzun süre rahatça oturabileceği iskemlelere, rahat hareket edebileceği aralıklarla çok sıcak ve çok soğuk olmayan bir atmosfere gereksinimi olacaktır. Akustik, herkesin söylenenleri duyabileceği şekilde ayarlanmalıdır. Oturma düzeni, herkesin konuşmacıyı, görsel malzemeyi ve birbirlerini rahatça görebileceği şekilde olmalıdır. Toplantı salonunun yakınında tuvaletin olmasına da dikkat etmelisiniz.