Önemli bir toplantıyı sizin organize etmeniz gerekiyorsa ne yaparsınız? Büyük bir olasılıkla etekleriniz zil çalar ve panik olabilirsiniz. Ancak fazla telaşlanmaya gerek yok. Organize edeceğiniz toplantı ne kadar önemli ve ne kadar büyük olursa olsun planlı hareket ederek, hataları önceden tahmin edebilir ve mükemmel bir sonuca ulaşabilirsiniz. Öncelikle şunları yapmalısınız:

• Toplantının amacını net olarak ortaya koyun. Hangi konularda bilgi verilecek? Hangi kararların alınması gerekmektedir? Hangi sonuca ulaşılacaktır?
• Uygun kişilerin, yani kendilerine bilgi verilecek, danışılacak ve karar verebilecek kişilerin, katılmasını garanti altına alın.
• Toplantı programını günün geri kalan saatlerinin verimli şekilde kullanılabileceği şekilde yapın. Mümkünse toplantının "doğal olarak" sona erecek şekilde sonlanmasını sağlayın: Öğle yemeği vaktinde, gün sonunda veya hafta sonunda gibi.
• Gerekli donanıma sahip bir konferans salonu için rezervasyon yapın. Işık, akustik, temiz hava donanımı, masa düzeni, araç ve gereçleri kontrol etmeyi unutmayın.
• Yemekleri düzenleyin ve sipariş edin: Nerede, ne zaman ne servis edilecek ve hangi fiyatla? Ayrıca katılımcılar arasında özel diyet gereksinmeleri olanları bulunup bulunmadığını kontrol edin.
• Toplantı düzenlemesiyle ile ilgili yazılı bir teyit almayı unutmayın. Saatleri, yeri, araç ve gereçleri, yemekleri, fiyatları vb. yapılan anlaşmalara uygun olup olmadıkları açısından kontrol edin.
• Tartışılacak konuların net ve tam bir listesini hazırlayın. Gerçekçi olun: Ayrılan zamanda tartışılabilecek olandan daha fazla konuyu gündeme almayın.
• Koşullar elveriyorsa katılımcılar için isimlik yaptırın. Yazılış hatası olmamasına dikkat edin.
• Toplantıyı kimin yöneticiyi ve toplantı notlarını kimin alacağını önceden kararlaştırın.
• Çevrenizdekileri kimlerin katılacağı toplantının süresi ve verilecek aralar hakkında bilgilendirin.
• Toplantıdan hemen sonra varılan sonuçlan kapsayan toplantı notunu hazırlayın.
• Bütün kararların uygulandığını garanti etmek için bir denetleme mekanizması oluşturun.
  
  (TMI Türkiye)