Telefon bir zaman tüketici mi?

Dünyanın her yerinde telefon çok ciddi bir zaman tüketici olarak kabul ediliyor. Telefonun bir teknoloji harikası olduğu ve günümüzde iş yaşamının onsuz düşünülemeyeceği ise yadsınamaz bir gerçek.

Ancak telefon hem iç hem de dış zaman tüketicisidir. Dışarıdan yapılan aramalar bizi böler, biz de dışarıyla görüşmek için faaliyetlerimize ara veririz. Telefon çaldığında kimi zaman hattın öbür ucundaki iş kuşkusuz daha önemli olabilir. Ve bazen hemen telefon etmek gerekebilir.

Yeni bir sistem deneyin

Telefonda tutarsız olmaktan korkuyor ve gerekenin iki katı zaman harcıyorsanız, yeni bir sistem kullanmayı deneyin. Bütün aramalarınızı aynı süre içinde yapın. Geri aramalar için en iyi zaman akşamüstüdür. Çoğu insan işgününün sonunda telefonda uzun süre harcamak istemez. Günün sonunda halletmeleri gereken birçok ayrıntı vardır. Bir an önce eve gitmek isterler. Bu saatlerde yapılan telefon görüşmeleri kısa görüşmelerdir. Ayrıca bütün aramalarınızı aynı zaman bloğu içinde yaparsanız ve eğer önünüzde 12 görüşmelik bir liste duruyorsa, bunları hızla geçmek eğiliminde olursunuz. Nazik olmak ve konuşmayı kısa tutmak için, öteki kişiye kendisiyle görüşmek istediğiniz kaç konu olduğunu söyleyin. "Alo, Semih. Sesini duyduğuma sevindim. Seninle üç konuyu görüşmem gerekiyor." Bu hem kibar bir yaklaşımdır hem de iyi bir iletişim hissi verir. Semih'e, ne kadar zamanını alacağınızı belirtiyorsunuz, konuşma için bir çerçeve sunuyorsunuz ve ona görüşme için önceden hazırlanmış olduğunuzu gösteriyorsunuz.

Telefonda neler zaman tüketir?

* Küçük bir sohbet yapma ve kibar görünme arzusu yüzünden görüşmelerin uzaması.

* Aranın kişinin bürosunda bulunmaması yüzünden birkaç kez aranılması.

*Arayanın ne istediğini bilmediği için, gerekli bilgileri toplamadan ya da gerekli kararlan almadan geri aramak ve bu nedenle sonra bir görüşme daha yapmak zorunda kalması.

* Yanlış bağlantı sonucu başkalarına ait telefonlara bakılması.

* Üzerinde çalışılan projeye ara verilip, telefonla sohbete dalınması.

* Sekreterin yapabileceği ve yapması gereken talep görüşmelerinin yapılması.

*Bir telefonla arama ve aranma sisteminin olmaması.